ผู้บริหารผู้ใช้สถานการณ์ที่เหมาะสมจะไม่ปฏิเสธหรือยึดมั่นอย่างเหนียวแน่นอยู่กับทฤษฎีการจัดการในยุคดั้งเดิม (Traditional management theory) แต่เขาจะ รู้สึกว่าทฤษฎีต่างๆ ถูกนำมาใช้ในระดับที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยทางด้านสถานการณ์เป็นหลัก ดังนั้นเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานผู้บริหารจึงต้องมีความรู้ในทฤษฏีการจัดการ และ การสะท้อนแนวความคิดของปัจจัยทั้งด้านทฤษฎีและสถานการณ์ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ภายใต้เงื่อนไขต่างๆ และเสริมทักษะในการจำแนก (Identifying) การวิเคราะห์ (Analyzing) และการปรับปรุง แก้ไขสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน มีข้อเท็จจริงว่าทุกๆ สถานการณ์ที่มีความซับซ้อน มีข้อเท็จจริงว่าทุก ๆ สถานการณ์มีความแตกต่างกัน ทำให้การดำเนินการทั้งการจัดการและ MIDS มีความ ยุ่งยากปละความไม่แน่นอน ดังนั้นจึงชวนให้สนใจและท้าทายต่อการศึกษา
1. สภาพแวดล้อมภายนอก (External environment) สภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การประกอบด้วย วัฒนธรรมทั่วไป (เทคโนโลยี สังคม เศรษฐกิจ การเมือง และอื่นๆ) และชุดเฉพาะ ของกลุ่มซึ่งองค์การต้องมีปฏิกิริยาเกี่ยวข้องด้วย ได้แก่ ลูกค้า ผู้เสนอขายปัจจัยการผลิต คู่แข่งขัน การตอบสนองด้านแรงงาน สหภาพแรงงานและรัฐบาล
2. องค์การภายใน (Internal organization)ภายในองค์การประกอบด้วยเข้าของกิจการ พนักงาน วัฒนธรรม ทรัพย์สินที่สัมผัสได้ โครงสร้าง งาน ประวัติความ เป็นมา นโยบาย แผน วิธีการ และสิ่งที่ถูกจำแนกในฐานะเป็นสิ่งของหรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์การที่อาจกลายมาเป็นปัจจัยด้าน สถานการณ์สำคัญของสถานการณ์ที่องค์การได้รับมา ตัวอย่าง ผู้บริหาร MIS คนใหม่ อาจมีวิสัยทัศน์ของสิ่งที่แผนก MIS สามารถทำให้และต้องการเปลี่ยนแปลงระบบที่ล้าสมัยทั้งหมดและทดแทนบุคคลที่ถูกพิจารณาว่าไร้ความสามารถ (Incompetent) แม้ ว่าการกระทำแบบนี้อาจเป็นไปได้ตามทฤษฎี แต่ปัจจัยด้านสถานการณ์ก็สามารถยับยั้งสิ่งเหล่านั้นไม่ให้เกิดขึ้นได้ เนื่องจากพนักงานทั้งหลายของทุกระดับที่ยังมีความสามารถที่อาจได้รับการ คุ้มครองจาก กฏหมาย สัญญาจ้างหรือนโยบายของบริษัทส่วนเงินทุนต่าง ๆ อาจไม่สามารถนำมาทดแทนระบบที่ล้าสมัยได้ง่าย คนอาจค้นหาระบบที่ทันสมัยมาใช้ แม้ว่าพวกเขาอาจล้าสมัยหรือ เนื่อง จากเป็นคนใหม่ ผู้บริหาร MIS อาจมีอำนาจหรือได้รับการสนับสนุนทางด้านการเมืองที่ยังน้อย และจะเสี่ยงต่อการสร้างความบาดหมางกับฝ่ายจัดการระดับสูง ถ้าทำให้พนักงานทั้งหลาย ถูกเลิกจ้าง
3. ระยะของการเจริญเติบโตและปัจจัยต่างๆ ด้านเวลา (Stages of growth and time factors) เวลาเป็นปัจจัยด้านสถานการณ์ที่สำคัญ อย่างหนึ่งของกานจัดการ และการใช้ เนื่อง จากโลกกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ เช่น คู่แข่งขันมีทั้งเข้มแข็งกว่าหรืออ่อนแอกว่า คู่แข่ง รายใหม่จะเข้ามาในตลาดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ รสนิยมของผู้บริโภคกำลัง เปลี่ยนแปลง และรัฐบาลจะเปลี่ยนแปลงแนวทางควบคุมดูแลธุรกิจในที่สุด ดังนั้นการ ตัดสินใจที่มีความเหมาะสมในปัจจุบันไม่เหมาะสมในอนาคต
ลักษณะระยะของการเจริญเติบโตจะสรุปปัญหาของการจัดการและลักษณะสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งสามารถจำแนกออกได้เป็น 6 ระยะ คือ
ระยะที่ 1 ระยะเริ่มต้น (Initiation) เมื่อระบบเป็นระบบใหม่มีการค้นพบมากมาย การทดสอบและความผิดพลาดเกิดขึ้นกับกระบวนการถ้าระบบยังคงอยู่รอด ระบบจะเริ่มประสบความสำเร็จในการยอมรับอย่างกว้างขวางมากขึ้น ช่วงนี้เทคโนโลยีใหม่จะถูกนำเข้าสู่องค์กรและผู้ใช้บางคนเริ่มนำมาประยุกต์ใช้เพิ่มขึ้นจนกลายเป็นเทคโนโลยีได้อย่างง่ายดายและเรียนนู้วิธีการที่เทคโนโลยีสามารถถูกนำมาใช้
ระยะที่ 2 ระยะติดต่อ (Contagion) ผู้ใช้และหน่วยงานจำนวนมากจะคุ้นเคยกับเทคโนโลยีและประยุกต์ใช้มันได้แล้วจึงเผยแพร่กระจายกว้างไปและต้องการผู้ใช้เพิ่มขึ้นอีก ทั้งกระตือรือร้นต่อการเติบโตอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี
ระยะที่ 3 ระยะการควบคุม (Control) ในช่วงนี้ฝ่ายจัดการเริ่มห่วงใยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้น ผลประโยชน์และต้นทุนของเทคโนโลยีเริ่มเป็นประเด็นที่สำคัญ ปัญหาของการวางแผนและการควบคุมถูกนำเสนอขึ้นมา ผู้ใช้สามารถชี้แจงเหตุผลของการใช้ประโยชน์ของเทคโนโลยีในด้านต้นทุนและประสิทธิภาพที่ได้รับ โดยการปรับและควบคุมให้เหมาะสม เช่น การกำหนดมาตรฐาน การควบคุมต้นทุนและการพัฒนาแผนสำหรับการเติบโตต่อไป
ระยะที่ 4 ระยะรวมกัน (Integration) ระยะต่างๆ แพร่ขยายอย่างต่อเนื่องโปรแกรมที่ประยุกต์ใช้ได้รับการปฏิบัติ มีการใช้เทคโนโลยีฐานข้อมูลการวางแผนและควบคุมระบบถูกจัดทำขึ้นแบบเป็นทางการ มุ่งเน้นการรวมความคิดของระบบต่างๆฝ่ายจัดการจะสนใจความมีอำนาจของระบบและฐานข้อมูลต่างๆ ที่ใช้อยู่ระยะนี้ถูกกำหนดลักษณะโดยการกลั่นกรองระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งศูนย์รวมโดยรอบของเทคโนโลยีฐานข้อมูล การวางแผนและควบคุมระบบต่างๆสำหรับ ให้เป็นระบบมากขึ้นและรวมกันได้ดีขึ้น
ระยะที่ 5 การบริหารข้อมูล (Data administration) ในระหว่างช่วงนี้ ฝ่ายจัดการจะกังวลเกี่ยวกับคุณค่าของข้อมูลดิบและข้อมูลข่าวสาร หน้าที่ของการบริหาร ข้อมูลจึงกำหนดการจัดการและการควบคุมฐานข้อมูลเพื่อให้มั่นใจได้ว่าถูกนำมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดสรรการใช้งานได้อย่างเหมาะสม
ระยะที่ 6 การเติบโตเต็มที่ (Maturity) ในองค์กรต่างๆ ที่เข้าสู่ระยะนี้กระบวนการจัดการและเทคโนโลยีจะถูกรวบรวมเข้าด้วยกันสู่หน้าที่งานทั้งหลายได้ดอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ปัจจัยด้านบุคคล (Personal Factors) ปัจจัยด้านสถานการณ์ที่สำคัญในสถานการณ์ของการจัดการ คือการเปลี่ยนอำนาจหน้าที่ของผู้บริหาร สไตล์ของการจัดการ ที่ดำเนินการโดยผู้บริหารรายหนึ่งอาจไม่เกิดประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหารรายอื่น
Henry Mintzberg ได้กำหนดสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องทำออกเป็นหน้าที่ย่อย 10 ข้อ จากหน้าที่หลัก 3 ประการ คือ บทบาทด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร และบทบาทด้านการตัดสินใจ
1. บทบาทด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal roles) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร จะทำหน้าที่
- หัวหน้าแต่ในนาม ซึ่งไม่มีอำนาจ (Figurehead) เป็นบทบาทระหว่างบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดงานและกิจกรรมต่างๆ
- ผู้นำ (Leadership) เป็นบทบาทซึ่งกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงขึ้นไป ให้มีหน้าที่กำกับดูแลสั่ง การต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
- ผู้ประสานงาน (Liaison) เป็นบทบาทที่มีหน้าที่ในการประสานงานกับบุคคลของหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร
2. บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร (Informational roles) คือบทบาทซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมการตรวจสอบการแพร่และการถ่ายทอดข้อมูล บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร เกี่ยวกับผู้บริหารในฐานะเป็นผู้รับ (Receiver) หรือผู้สั่ง (Sender) ข้อมูลข่าวสาร ซึ่งประกอบด้วย
- บทบาทผู้ตักเตือน (Monitor role) เป็นบทบาทในการกำหนดมาตรฐานเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและน่าเชื่อถือ
- ผู้เผยแพร่ (Disseminator role) และเมื่แกระจายออกสู่ภายนอก หน่วยงานผู้บริหารจะเป็นผู้แถลงข่าวสาร
3. บทบาทด้านการตัดสินใจ (Decisional role)
- ผู้จัดการ (Entrepreneur) มีบทบาทในการค้นหาการจัดการและสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส
และ
ริเริ่มหรือแนะนำในด้านการควบคุมภายในองค์กร
- ผู้จัดการสิ่งรบกวน (Disturbance Handler) มีบทบาทในการปรับการทำงานให้ไปในทางที่ถูก
เมื่อองค์การเผชิญกับสิ่งรบกวนที่ไม่คาดคิดมาก่อน
- ผู้จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) มีบทบาทในการจัดสรรทรัพยากร
ให้แก่หน่วยงาน
ต่างๆ
ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้
- ผู้เจรจา (Negotiator) มีบทบาทในการเป็นตัวแทนองค์กรในการติดต่อเจรจากับองค์กรอื่นๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น